Автоматизация бизнес-процессов необходима для упрощения ежедневных задач, чтобы ускорить производство и качество работы. Сегодня популярностью пользуется автоматизация промышленных предприятий, которая может объединять все подразделения. С помощью системы ведется бюджетирование, управление кадрами, учет товара.
Автоматизация бизнес-процессов на производстве
Для развития любого предприятия и повышения эффективности его деятельности важно следовать современных тенденциям, используя соответствующие инструменты для автоматизации работы.
Эффективное управление бизнес-процессами позволяет поддерживать высокие стандарты качества, гарантировать соблюдение сроков поставки, обрабатывать большое количество заявок. Чтобы оценить текущую ситуацию на производстве, нужно учитывать уровень качества, который позволяет выстраивать планы развития на ближайшие несколько лет и судить о конкурентоспособности компании.
Бизнес-процесс — это алгоритм действий который используется для взаимодействия с клиентом по предоставлению продукции. Он легко повторяется, гарантирует рост и прибыль предприятию. Также в компании протекают и другие процессы, которые не связаны напрямую с клиентом, но имеют значение для роста прибыли производства, поэтому он также относится к БП.
Качество выполнения работы зависит от удобства и простоты задач, их правильной регламентации. Принимая заказы вручную, менеджер выполняет больше действий, при этом может допустить ошибку в заполнении формы заказа, указав не тот адрес получателя, отделение почты, номер телефона. Любая ошибка приведет к задержке отправки по вине компании, что негативно отразится на ее репутации. Также менеджеру нужно уточнить наличие товара на складе, прежде чем обработать заказ, а затем ждать подтверждения от бухгалтерии о поступлении оплаты.
С помощью специальной системы можно ускорить процесс, поскольку робот выполняет всю работу за вас. Программное обеспечение связно с интернет-магазином, все заказы поступают в систему и уведомление получает каждый сотрудник, который принимает участие в данном бизнес-процессе. Клиенту автоматически приходит письмо на почту или смс-сообщение с реквизитами для оплаты, кладовщик уже готовит товар к выдаче, остается подождать поступления оплаты и отправить посылку.
Программы для бюджетирования
На рынке представлено множество платных и бесплатных систем, которые позволяют автоматизировать и оптимизировать бюджет компании. Выбирая программное обеспечение, нужно учитывать его функционал.
Оптимальным решением станет система, которая позволяет формировать любые виды бюджета, учитывая связь между любыми подразделениями одной организации. В ходе автоматизации можно формировать бюджеты по разным принципам, анализировать формирования разных видов бюджетов, оценивая ситуацию на производстве. Преимуществом использование единой системы является удобство в настройке, и возможности предоставить доступ к информации каждому сотруднику.
Используя одну систему, можно контролировать любые расходы и создавать счета, платежи, устанавливая допустимые лимиты. Также программы для бюджетирования необходимы для проведения анализа информации, что позволяет строить планы на будущее и формировать отчеты, вносить правки в форматы и хранить несколько версий в одной базе данных.
Каждый модуль бюджетирования предусматривает разные инструменты, которые используются для контроля и ведения учета доходов и расходов. Приятным бонусом является то, что любая комплексная программа способна адаптироваться под потребности производства, учитывая специфику организации.
В чем выгода перехода на БП?
Переход на автоматическое управление бизнес-процессами занимает время и стоит немало денег, но позволяет развиваться и увеличивать доход. Чтобы подобрать стратегию и систему для вашего бизнеса, необходимо обратиться в агентство или к частному консультанту.
Автоматизация позволяет увеличивать оборот, обрабатывать намного больше заказов, при этом не увеличивая штат сотрудников. Вам не придется платить зарплаты дополнительную персоналу, ведь система автоматически позволяет формировать заказ с сайта и готовить их к выдаче или отправке.
С помощью автоматизации можно освободить ресурсы, чтобы повысить производительность и дать возможность сотрудникам заниматься более важными задачами. Оптимизировать работу производства можно с помощью системы моделирования, которая будет подобрано соответственно с учетом особенностей компании.
Основной целью автоматизации производства является повышение качества продукции, а также увеличение доходности за счет большого объема продаж.
Зачастую пользователи выбирают систему Битрикс24 для ведения взаимоотношений с клиентами и формирования лидов, а также 1С:Бухгалтерия или Зарплата, АудитЭксперт для учета финансов. Конечно при внедрении системы, вы не сможете сразу же увеличить доходы напрямую, но это поможет сократить время менеджеров и других сотрудников компании на выполнение рутинных задач.
Ведение бюджета в разных системах
Самым доступным вариантом, которым пользуются все начинающие бизнесмены является программа Excel. В ней можно создавать отчеты, использовать формулы, прогнозы. В таблицах работают менеджеры, которые занимаются заполнением информации о товарах. С помощью простой комбинации можно быстро заполнять данные на большое количество позиций, а также импортировать информацию из файла на сайт.
Конечно Excel имеет свои преимущества на начальных этапах, но вести бюджетирование в нем неудобно. В программе невозможно управлять данными нескольким сотрудникам одновременно, а также есть риск потери данных. Чтобы создать пару вариантов планирования бюджета, необходимо создавать новые файлы. Также здесь не предусмотрена функция защиты от ввода данных и исправлений, поэтому при открытом доступе есть вероятность потерять информацию.
Многие компании предпочитают управлять и контролировать расходы компании в 1С. В зависимости от конфигурации программы можно подобрать специальные инструменты для планирования бюджета. Автоматизация дает возможность составлять финансовые планы и отчеты, планировать оплату согласно плану закупок и продаж, контролировать расходы, устанавливать лимиты. Отдельные разделы ПО можно установить при необходимости.
Также автоматизация бюджетирования на предприятии используется с целью учета и контроля денежных средств за определенный период. Программа включает множество отчетов, к которым получает доступ необходимое количество сотрудников. При подборе бизнес модели нужно учитывать данные из плана продаж, производства и закупок. Используя 1С, можно получить развернутый анализ на основе разных отчетов и планов предприятия.
Еще один вариант, который пользуется популярностью — это конфигурация для предприятия или холдинга. Оба варианта программы 1C берут данные из разных источников, но позволяют автоматизировать бюджетирование с помощью множества настроек. Данная конфигурация позволяет определить аналитику, вывести актуальные показатели, составить бюджетные модели. Вы можете формировать любые отчеты и прогнозировать рост или упадок показателей на основе реальных данных.
Преимущества внедрения SAP BI в бизнес
Современная система бизнес анализа SAP BI используется в компаниях для принятия правильных и взвешенных управленческих решений. Благодаря сбору реальных данных, можно принять правильное решение касательно развития бизнеса, как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Разработчики, создавшие данную систему предлагают использовать ее в качестве отдельного инструмента для анализа бизнес-процессов.
Программный продукт является уникальным решением на рынке, поскольку включает множество инструментов и методик, которые направлены на сбор актуальных данных и оценку деятельности производства. Структура SAP BI включает:
SAP BO — это общая аналитическая платформа, которая используется для анализа и управления бизнес-процессами;
SAP BW — это хранилище данных.
Система является главным помощником менеджера компании, поскольку он может принимать решения на основе данных, ориентируясь на возможные изменения показателей в ближайшем времени.
Использование инновационных технологий и программ в условиях жесткой конкуренции на рынке является важной составляющей развития бизнеса. Необходимостью использования SAP BI можно считать наличие нескольких источников данных, если они не синхронизируются между собой, отличие отчетов, которые формируются в разных программах, отсутствие общего источника.
Использование единой платформы позволяет собрать всю информацию о деятельности производства, что позволяет:
сократить время на обработку большого объема данных;
освобождает рабочее время сотрудников для решения более важных задач;
предоставлять информацию в реальном времени и удобном формате;
повысить качество формирования отчетов и аналитики;
ускорить поиск в большом массиве информации.
САП БИ позволяет проводить аналитическую деятельность, управлять отчетность, а также оставлять всесторонний детальный анализ по любому направлению. Благодаря единой системе можно оценивать деятельность компании и планировать стратегию развития на ближайшее время.
Популярные инструменты автоматизации производства
Помимо Excel популярностью пользуются более сложные программы Wrike, Trello, Jira, Asana. С помощью этих систем появляется возможность распределять задачи между работниками и подразделениями компания, вести учет и контроль. Постановка задания предусматривает указание точного технического задания, которому должен следовать исполнитель, а также сроки. Благодаря единой базе, заказчик может проверять на каком этапе находится процесс, отслеживать действия исполнителя, вносить правки, задавать вопросы.
Также можно разделить одну задачу между несколькими сотрудниками. Это очень удобно, ведь каждый участник получит оповещение, и вам не придется каждому писать лично, проверять готовность выполнения работы.
Ведение финансовых дел — не менее важная отрасль компании и для ее контроля используют не только 1С, но и программы Деловод, Дебетт Плюс, СуперСклад. Автоматизация процессов позволяет выставлять счета, формировать заработную плату сотрудникам, рассчитать выплату налогов и вести внутреннюю документацию.
Также автоматизация внутренних бизнес процессов захватывает и сферу управления персоналом. Можно использовать такие программы, как Bamboohr, Hurma, которые позволяют взаимодействовать с работниками без личных встреч. В системе можно подавать заявку на отпуск, получить больничный или взять выходной. Это очень удобно, поскольку актуальная информация тут же поступает в бухгалтерию, чтобы пропуски были учтены при начислении заработной платы. В зависимости от настроек программного обеспечения, можно рассчитывать заработную плату с учетом от отработанных часов, контролировать удаленных сотрудников, делая скриншот экрана в любое рабочее время.
Процесс внедрения автоматизации на производстве занимает много времени, поэтому для начала нужно проанализировать работу предприятий, прописать ежедневные бизнес-процессы, а затем оптимизировать их. Затем остается собрать систему и ее модули, чтобы упростить выполнение обычных задач, освободить время менеджеров для творческих планов. При выборе программного обеспечения нужно определиться: будете ли вы внедрять систему самостоятельно или привлекать специалиста на аутсорсе.